Hast Du auch oft das Gefühl, Deinen Aufgaben und Verpflichtungen kaum noch nachzukommen? Egal was Du tust, Deine To-do-Liste wird nicht kürzer? So geht es vermutlich den meisten von uns – wir jonglieren jeden Tag, um alles unter einen Hut zu bekommen: Job, Familie, Haushalt, Freunde, Hobbys, vielleicht noch ein Ehrenamt … Um Stress dabei vorzubeugen, hilft ein cleveres Zeitmanagement. Ich habe ein paar Tipps für Dich zusammengestellt!
Mach Dir einen Überblick und setze Prioritäten
Am Anfang steht die Frage: Welche Aufgaben stehen für den nächsten Tag oder die kommende Woche an? Was hat absolute Priorität, was ist weniger wichtig und was kann noch warten? Mit der einfachen ABC-Methode kannst Du Deine Aufgaben ordnen. Fokussiere Deine Kräfte auf die Prioritäten unter A, während Aktivitäten unter B und C später erledigt oder an andere delegiert werden können.
Noch effektiver planst Du beispielsweise mit der sogenannten ALPEN-Methode. Mit ihrer Hilfe setzt Du Dir Zeitlimits, um Dich zu motivieren:
- A: Aufgaben und Termine – was liegt an?
- L: Länge der Zeit – wie viel Zeit brauchst Du voraussichtlich für die Erledigung? Setze Dir ein Limit!
- P: Pufferzeiten – plane zur Sicherheit etwas mehr Zeit ein, falls etwas dazwischenkommt
- E: Entscheidungen priorisieren – ordne und erledige die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit
- N: Nachkontrolle – überlege am Ende des Tages oder der Woche, ob Dein Zeitplan realistisch war, wie es gelaufen ist und wie Du Dein Zeitmanagement weiter verbessern kannst
So bleibst Du am Ball
Um sich selbst zu motivieren, ist es wichtig, erreichbare Ziele zu formulieren und sich kleinere Etappenziele zu setzen. Für erreichte Ziele solltest Du Dich selbst belohnen, auch das stärkt die Motivation! Genieße das Gefühl, die Punkte auf der To-do-Liste abhaken zu können und am Abend mit dem Geschafften zufrieden zu sein. Eine realistische Selbsteinschätzung bei der Zeitplanung ist allerdings unerlässlich, denn wenn Du Dir zu viel vornimmst, wird der Frust größer sein als die Freude über das Erreichte.
Folgende Tipps helfen Dir, Deinen Arbeitstag besser zu nutzen und so auch mehr Zeit für persönliche Freiräume zu gewinnen:
- Teile umfangreiche Aufgaben in kleinere Teilabschnitte auf, so wirst Du sie leichter bewältigen
- Starte mit anspruchsvollen Tätigkeiten, wenn Aufmerksamkeit und Konzentration auf dem höchsten Level sind, und verlege Routinetätigkeiten auf einen späteren Zeitpunkt am Tag
- Vermeide ständige Ablenkungen z. B. durch Smartphone, E-Mails, Internet oder Anrufe
- Checke und bearbeite E-Mails und Telefonate blockweise zu bestimmten Tageszeiten
- Vermeide Multitasking – sich jeweils nacheinander auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren ist effektiver als mehrere Dinge gleichzeitig zu bearbeiten
- Wenn bei der Arbeit die Konzentration nachlässt, lege eine Pause ein. Danach kannst Du wieder frisch ans Werk gehen
- Sage auch mal „Nein“, wenn Dein Terminkalender zu voll ist und Deine vorgesehenen Zeitpuffer ausgeschöpft sind
- Verzichte auf Perfektionismus – wenn es in Deinem Bereich möglich und vertretbar ist, verliere Dich nicht in den kleinsten Details, die Dich ausbremsen
- Was ständig aufgeschoben wird, bleibt auf der To-do-Liste und im Hinterkopf präsent und kann Stress erzeugen. Möglicherweise ist es gar nicht so wichtig – vielleicht kannst Du es sogar von Deiner Liste streichen?
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Finde Deine persönliche Tagesroutine
Ein gutes Zeitmanagement bedeutet auch, mit Energie in den Tag zu starten und ihn entspannt zu beenden. Diese Zeit solltest Du Dir nehmen und sie bewusst gestalten. Überlege, was Dir persönlich gut tut, was Dir morgens Kraft gibt – ein ausgiebiges Frühstück, Gymnastik oder Yoga, Nachrichten oder Musik hören oder eine Runde mit dem Vierbeiner? Was erdet Dich abends am besten und lässt Dich abschalten? Lecker kochen und essen, ein Buch lesen, ein Spaziergang, ein Besuch im Fitnessstudio oder ein gutes Gespräch?
Generell ist es ratsam, jeden Morgen zur gleichen Zeit aufzustehen, am Abend zu einer festen Zeit schlafen zu gehen und genügend Nachschlaf zu tanken. Manche Menschen schreiben jeden Abend eine To-do-Liste für den nächsten Tag – was auf dem Papier steht, kann man gedanklich besser loslassen und so in der Nacht auf „Entspannung“ schalten.
Entspannung – auch eine Frage der Technik
Mit einer Entspannungsmethode, die zu Dir passt, kannst Du tagsüber zwischendurch oder abends gezielt Stress abbauen. Ich helfe Dir gerne, die für Dich am besten geeignete Methode herauszufinden und berate Dich, wie Du die Übungen in Deinen Tag integrieren kannst. Als qualifizierte Entspannungs- und Achtsamkeitstrainerin und Kursleiterin für Entspannungstechniken wie z. B. Autogenes Training, Progressive Muskelentspannung und Meditation biete ich Kurse und Coachings in Langen, Darmstadt und Frankfurt an. Sprich mich an, wenn Du Dich für Meditation in Langen, einen Entspannungskurs in Frankfurt oder Business Meditation Darmstadt interessierst. Ich freue mich auf Dich!
